Herunder er der listet nogen punkter i forbindelse med fakturering, der er vigtige i forhold til Kombit ØIR.
Stamdata - Betalingsarter
I princippet kan man nøjes med en betalingsart for hele skolen, for selve opdelingen af fordring kravtyper og PSRM koder sker på takstniveau. Men hvis man har takster der kører med forskellig opkrævningstidspunkter i løbet af sæsonen, f.eks en gang om året for gebyrer, 3 gange for kultur osv., så bør der være en betalingsart pr. "interval"
Stamdata - Rate
Startdato og slutdato for ratens periode, skal modsvare den periode opkrævningen dækker. Disse datoer kommer også med ud på elevens regning. Så hvis man er ved at oprette datoer for gebyrer, som typisk kun opkræves en gang om året, skal perioden dække hele sæsonen:
Eller månedsopkrævning:
Stiftelsesdato skal være den samme som startdato for ratens periode. Hvis ikke de 2 kolonner er ens, vil filoverførseslen fejle.
Forfaldsdato udfyldes som udgangspunkt med samme dato som stiftelsesdato og startdato for ratens periode, men de behøver ikke være ens. Tjek med økonomi, hvad de ønsker i jeres kommune.
Stamdata - Takst
Hver takst skal udfyldes med fordring kravtypen og PSRM koden:
Fordring kravtypen med PSRM kode kan tilpasses individuelt pr. skole, så i får præcis dem i skal bruge.
Økonomi afd. vil kunne hjælpe med at finde frem til dem der skal bruges.
Gebyr
Hvis man kører med en eller anden form for gebyrer på skolen, må man ikke længere anvende funktionen Administrationsgebyr under Betalingsfunktioner. Gebyret skal have sin egen PSRM kode, og dette opnåes kun ved at oprette en egen takst, hvor man tildeler den korrekte PSRM kode.
Taksten kan så lægges på eleverne med funktionen 'Tildel elev takst ud fra liste'. Man kan tilpasse en liste efter skolens kriterier, så man blot rammer de elever der skal have gebyret.
Taksten skal oprettes så man altid lægger den samme rate på eleverne, uanset hvornår på sæsonen man vælger at lægge gebyrer på. På denne måde sikrer man at eleverne kun får taksten en gang, for funktionen tillader ikke at den samme rate lægges på flere gange.
Det er vigtigt det kun er den første rate der er tændt, resten skal være slukkede for de skal kun bruges til opsamling i løbet af sæsonen:
Senere på sæsonen flytter man blot opkrævningen til den rate man nu er kommet til. Det kan gøres direkte på eleven, eller inde fra taksten på raten under funktioner.
Overskriv takst
Hvis man har elever over 25, kan man få brug for at eleven får en anden takst i forhold til fordring kravtypen, og her kan man med fordel bruge funktionen 'Overskriv takst'
Læs mere om funktionen HER
Justeringer af opkrævning
Opkrævninger på 0,- kr vil ikke blive sendt med i filoverføslen til kommunen.
Hvis 0-opkrævningen er med i kladden, vil den blive bogført som normalt, men sendes altså ikke med ud i overførslen.
Almindelige justeringer skal nok blive sendt med ud, selvom samlet sum giver 0,- kr.:
Hvis man har brug for at lave mange justeringer, kan man evt. få brug for at benytte sig af rabatordninger. Læs mere om SpeedAdmin rabatordninger HER
Refusion
Hvis en opkrævning er bogført og sendt, så kan man godt nulstille/refundere beløbet, men kun hele beløbet. Snitfladen tillader ikke at man laver en nedjustering af fordringen, derfor skal man kreditere hele opkrævningen. Nulstillingen kan bogføres og sendes, inden man opretter en ny opkrævning på det nye beløb, evt. som elevtakst eller justering på en senere opkrævning.
Bemærk at hvis man laver refusioner senere på sæsonen, må det refunderede beløb ikke overstige den oprindelige fordring.
Afsendelse af fil
Opret kladde og tilføj opkrævninger til kladden som normalt. Man kan godt sende en fil på tværs af betalingsarterne, raterne skal blot være den samme ved hver art. Bogfør kladden, og i stedet for at downloade en fil, skal man i stedet sende den direkte til debitor med knappen Service overførsel - StartJob.
Hvis filen ikke er sendt er der en gul boks. Den skifter til rød eller grøn alt efter om filen er gået i gennem.
Bemærk at boksen skifter ikke status af sig selv, man skal opdatere browseren. Er det en større fil, kan man lade systemet arbejde bagved og vende tilbage og tjekke status lidt senere.
Kontakt support hvis der opstår en fejl.