Vägledningar för lärare

Generellt

Denna manual innehåller en kort genomgång av de mest använda funktionerna för lärare i Speedadmin.

Du kan eventuellt läsa mer ingående vägledningar i våra hjälpfunktioner.

 

Alla menyer är rättighetsberoende, dvs. att om man inte har rättighet till en meny så kan man inte använda funktionen eller se informationen i den. Därför är det nästan omöjligt att göra några större misstag pga. det inbyggda rättighetssystemet. Därför kan det också vara några av nedanstående funktioner som inte är tillgängliga pga. rättigheter.

 

Överblick

• Genväg till din startsidan.
• Sökfält  - Här kan man söka på elevnummer, lärarinitialer, namn (på elev, lärare, vårdnadshavare och ämnen). Avsluta med att klicka på det önskade ämnet som kommer upp i rullgardinsmenyn.
• Meny-punkter – Är gjord efter rättighetsgruppen och skolan. Menyn kan anpassas av administrationen.
• Läsår – Anger vilket läsår informationen på sidan visar.
• Skola – Anger vilken skola du är i. Om man är anställd i flera skolor så kan man byta skola här, men då måste det också vara registrerat i menyn.
• Genvägs-ikoner:

  Genväg till Lägg-schema sidan.

   Genväg till Schema sidan.

   Genväg till Timmar sidan.

      Genväg till Mobil-app.

 

• Ditt Namn – Genväg till ”Min Grunddata” /grunddatakort. Här finns all kontaktinformation, löneavtal, ämnen, lokaler osv.
• Ändra lösenord – Det rekommenderas att man ska byta lösenordet vid den första inloggningen och därefter ska det bytas ut en gång i halvåret.
• Hjälp – Genväg till Speedadmin’s Hjälpforum där du kan få bra tips och manualer mm.

 

Portalen/Startsidan

Portalen är din startsida i Speedadmin. Den är en grafisk sida över de funktioner som de olika användarna i systemet har tillgång till.  Portalen designas av superanvändare, som kan ta bort och lägga till moduler. Portalen ser likadan ut för alla med samma rättighetsgrupp.

  

Start

Schema

Här visas schema för den valda veckan. Här kan man se schemalagda elever, grupper mm. Längst till höger på sidan finns det en rad knappar med följande funktioner:

 

Fram  Tillbaka : Ändrar vecka för schemat. Alternativt kan man använda scroll-menyn ovanför schemat.

 

Print-ikon : Skriver ut schemat. Om schemat inte skrivs ut korrekt kan du göra följande:

I din Internet Explorer där det står Filer Redigera Visa Favorit Funktioner Hjälp ska du klicka på:

Funktioner- Internetinställningar- Avancerat- här väljer du bakgrundsfärger och tryck OK.

 

Schema-ikon : Visar ditt schema som en lista med tillhörande telefonnummer, skola mm. I listformen finns det inga andra funktioner än ändra vecka och skriv ut.

 

Schemaläggnings-ikon : Används till att ändra i undervisning tex om man ska ta igen eller lägga om undervisning. Det är en genväg till Lägg-Schema.

 

Avboka-ikon : Används till att ställa in undervisning.  Efter att ha tryckt på ikonen markeras elever med markören. Tryck ”Avboka” längst ner på sidan, varefter man kan skriva in orsak till avbokningen. Beroende på orsaken kan eleven få igen timmen vid senare tillfälle. Den funktionen är också rättighetsbestämd.

 

Meddelande-ikon : Används till att skicka meddelanden till valda elever. Efter att man har tryckt på ikonen markeras eleverna med markören, tryck sedan på ”Skicka Meddelande” längst ner.

 

Boknings-ikon : Denna funktionen gör det möjligt att göra en bokning direkt i schemat. Detaljer i bokningen som lokal och andra resurser läggs till härefter.  Samma pin används på Lokal-schemat, och kan användas till att göra en bokning direkt i lokalen.

 

Kalender-inställningar : Här är det möjligt att anpassa hur schemat ser ut. Man kan också anpassa informationen till Internetkalendern, och om man önskar, kopiera och lägga in länkar i kalenderfunktionen.

 

 

Lägg Schema

Det är viktigt att välja om schemaläggningen/ändringen gäller för hela läsåret, fortsättningsvis eller endast för den valda veckan. Det görs på vänster sida ovanför eleverna.

Man måste låsa upp sidan först innan man kan schemalägga eleverna som står utanför schemat på vänster sida.

Det gör man genom att trycka på det röda hänglåset  så det blir grönt .

Sedan kan man dra in eleverna i schemat med markören medans man håller ner vänster knapp. Här placerar man eleven på önskad plats i veckoschemat. Man kan också låsa upp schemat med Skift tangenten och dra in eleverna i schemat medans knappen hålls nere. Om det är svårt att placera bokningen exakt kan man använda sig av piltangenterna, upp/ner på tangentbordet. Med höger/vänster piltangent byter man dag i schemat. Timmar som redan är lagda kan också flyttas med piltangenterna eller ett enkelt klick med markören.

 

Om man vill ångra en schemaläggning klickar man på elevens bokning och välj, ”Ta bort från schema”.

 

 

Tilldelade lokaler visas som staplar i schemat.

Om bokningen blir röd beror det på en dubbelbokning, tex om eleven har en annan schemalagd aktivitet på samma tidpunkt. Håller man markören över den röda bokningen så kommer det upp en skylt som informerar om orsaken.

Bokningar: ett (filter) används för att filtrera elever/bokningar utifrån ämnen eller elevens hemskola.

Den kan vara användbar om läraren har många elever.

Bokningsfilter används också när specifika avbokningar ska tas igen.

 

Timmar

Den här sidan visar alla elever, grupper och aktiviteter, som rör den valda lärarens timmar. Tryck på ”mellanräkning” om du vill se en sammanställning av dina timmar eller ”utvidgad ” om du vill se all schemalagd undervisning i en särskild period. Det krävs ett aktivt löneavtal för att kunna få denna uträkning. Det visas en röd, blå eller grön pil som anger om timantalet stämmer.

 

Utifrån att rättigheterna tillåter, kan man gå in på fliken ”individuella” och markera elever och sedan trycka ”funktion”:

Flytta – Välj lärare och datum eleven ska flyttas till.

Tilldela gruppnummer – De markerade eleverna kan samlas i en grupp där antalet minuter läggs ihop. Observera att; gruppnummer ”0” betyder ogrupperat. Välj istället ett gruppnummer som inte används och är mer än 0.

Ändra antal minuter: Om en elevs undervisningstid förändras, förlängs eller förkortas, så påverkar det inte elevens betalning. Det ändrar bara schemat.

 

 

Man kan filtrera sökningen under fliken ”Individuell” och ”Grupp” genom ”Elevfilter” och ”Gruppfilter”. Där kan man välja ”Avanmälda elever”, ”Aktuella” eller ”Kommande”.

 

 

Lokalöversikt

Här visas det hur lokalerna används i er skola veckovis. Det ger en bra översikt över lediga lokaler.

Välj skola, scroll-menyn och därefter om man vill se bokade, tilldelade eller alla. Om man håller markören över bokningen så syns information om bokningen.

Om man klickar på lokalnamnet kommer man till lokalens veckoschema.

 

Konsert/Aktivitet

• Schema – Här visas ett konsertschema, veckovis.
• Planera Konsert/Aktivitet – Här planerar du dina konserter och div. aktiviteter. Man väljer datum och tid m.m. för bokningen. Detta kan också göras ifrån schemat för lokal eller lärare.
• Konsert/aktivitets lista – Lista över kommande konserter och aktiviteter.

 

Lärarlista

Här är en lista över alla kulturskolans aktiva lärare.

Mina elever

Här är en lista över alla elever på skolan.

 

Min Profil

Grunddatakort, med all din information. Här ligger adressuppgifter, telefonnummer, e-mailadress mm.

Sök

• Elev – sök på aktiva/inaktiva elever. Under ”Läsår” kan man välja i vilket läsår man vill söka i. Trycker man sedan på Sök så sparas denna inställning.
• Lärare – sök på aktiva/inaktiva lärare. Vanligtvis söker man bland aktiva lärare. Man kan också välja om man vill se tillhörande bild.
• Lokal – sök efter lokaler som används av kulturskolan.
• Instrument – sök efter kulturskolans registrerade instrument.
• Noter – sök i kulturskolans notdatabas, om den är kopplad till Speedadmin.

 

• Kolumner kan sorteras i alfabetisk ordning framifrån eller bakifrån med att klicka på Kolumnnamnet.
• Om man inte kommer ihåg det fulla namnet på den du söker kan du söka på en del. Tex. ”pet”, om du söker på Peter, och så kommer alla namn som innehåller pet fram.

 

Närvarolista

Det är möjligt att ha en elektronisk närvarolista lista där man kan bocka av direkt i listan. Valet görs genom att klicka 1 ggr= kommer, 2ggr=avböj, mm.

De olika svaren visas med den färgkod som skolan valt. Det kan också stå ytterligare information på listan såsom ämne, skola/klass, och kontaktinformation.

Man kan sedan skriva ut listan om man vill ha den med sig som protokoll, eller spara som PDF.

 

Forum

Allmänna forum eller forum efter instrumentgrupper, elevforum mm. ställs in av administrationen. Det berörs av Rättighetsgrupperna och det styr vem som kan se, ändra/skapa nya trådar och svara på trådar.

Om man är abonnent i ett forum skickas det ut et meddelande på mail om en ny tråd har skapats eller besvarats.

Skicka meddelande

Meddelandemeny till både SMS och E-post. Här hamnar man också när man trycker på kuvertikonen  som finns på flera ställen i Speedadmin.

De mest använda länkarna finns:

1. Via kuvertikonen i Schema, genom att markera de elever/grupper man vill skicka ett meddelande till.
2. Under Timmar - Grupper tryck ”+” bredvid grupp och klicka på kuvertikonen.
3. I menyn ”Mina Elever” kan man välja egna elever.
4. Slutligen via Listor. Här skapas listor som används mest av kulturskolan, tex. Elever per Lärare. Skriver man in sina initialer så kommer alla ens elever fram. Tryck på kuvertikonen och eleverna på listan kopieras över till ”Skicka meddelande”. Det kan också skapas förinställda mallar till meddelanden t ex. Meddelande om lektionstid. Denna mall kan vara kopplat till elevens schemalagda lektionstid.

 

 

Flikar:

• Mottagare – Här kan man se alla mottagare som är valda. Man kan också lägga till mottagare manuellt. Om mottagaren inte finns med i Speedadmin’s register trycker man på ”Anpassad mottagare”. Skriv in högst upp till höger vem som ska ta emot meddelandet.
• E-mail – Här skriver man in ämnet, text mm. och justering av text och layout, bifoga filer mm. Man kan också hämta och spara mallar här. ”Från” anger avsändaren, och standard på avsändaren är personen som loggat in.
• SMS – Här skriver man texten till Sms:et, man kan också använda mallar och infofält.

 

Innan Meddelandet skickas iväg ska man välja om det ska skickas som E-mail, SMS eller båda delarna. Samt i rullgardinsmenyn högst upp till höger, om det är eleven, vårdnadshavaren, inbetalaren eller alla som ska ta emot meddelandet.

Det finns ett ”Infofält” ( -ikon till höger om skriv ut-ikonen), dessa kan/ska anpassas innan man skickar iväg meddelandet. Detta är möjligt att göras via ”Visa Exempel”, där man också ser hur infofilerna ser ut hos en elev (första eleven är exempel).

 

Vill man skriva ut meddelandet så trycker man på ” Hämta som PDF”. Den funktionen kan också användas om man vill se innehållet av de använda infofälten.

  

Efter man har skickat ett meddelande visas det en statussida om meddelandet har gått iväg ok. Om inte, så visas det ett felmeddelande/översikt. Trycker man på namnet eller ”Visa Innehåll” kan man markera elever och skicka det igen, eller kopiera det till ett nytt meddelande som man kan anpassa innan man skickar det på nytt.

  

Avboka/Ställa in timmar

Avboka

Man avbokar/ställer in undervisning i Speedadmin via Schema.

Klicka på ikonen på högersida med ett rött kryss. Den gröna ikonen används om eleven kan/ska få ersättningslektioner.

Dra över de elever som ska avbokas med vänsterknapp nere på markören. Avsluta med att klicka på ”Avboka” längst ner på sidan.

Du ska nu välja ”Avbokningsorsak”. Beroende på anledningen till avbokningen ska lektionen ersättas.

Du kan skriva en intern och en offentlig kommentar. Sätt ett kryss i boxen vid ”Skicka meddelande” om du vill att det ska skickas ett meddelande till alla berörda elever. Avsluta med att klicka på ”Avboka”. Har du valt att skicka ett meddelande kommer du komma vidare till meddelandefunktionen, och här kan du skicka SMS och E-mails till alla avbokade elever.

 

 

 

Ersättningslektioner för avbokade elever.

Ersättningslektioner kan schemaläggas i antingen ”Lägg Schema”, via det gröna krysset i schemat. Elever som ska få en ersättningstimme står på höger sida, markerade med grönt. Var noggrann med att filtret för alla bokningar är ”på” vid bokningar. Välj ev. ett specifikt avbokningsdatum som ska ersättas. Se bild.

 

Klicka på nålsögat till höger om schemat för att leta efter en ledig lokal. Välj den önskade lokalen genom att klicka på lokalens namn. Nu ser du schemat för den valda lokalen, och kan nu schemalägga dina ersättningslektioner. Var noga med att välja rätt vecka och datum.

 

 

Hjälp

Allmänna frågor till funktioner och problem som uppstår går alltid genom administrationens Superanvändare. Vänligen kontakta inte Speedware direkt. Däremot kan du hitta hjälp och instruktionsvideor i vårat hjälpforum: https://speedwareaps.zendesk.com