Anleitung zur Pensenberechnung

SPEEDADMIN-SUPPORT AKTIVIERT FOLGENDES:

F_HOUR_COMPARE 
F_TERM_ENABLED 
F_TEACHER_PAYROLL

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Folgende Berechtigungen müssen an die SuperUser erteilt werden:

Bearbeiten - Honorarmodul  
Pensen - Zugang 
Pensen - Berechnen 
Pensen - Verwalten

WICHTIG: ALLE TERMINE MÜSSEN IM STUNDENPLAN EINGETRAGEN SEIN, DAMIT SIE BERÜCKSICHTIGT WERDEN KÖNNEN. BITTE SCHULJAHRESPLAN SORGFÄLTIG EINRICHTEN!

EINMALIGE EINRICHTUNG:

1. Semester angeben 
   Grundeinstellungen - Schuljahr – Schuljahr erstellen – Semester 
   "Frist" kann übersprungen werden – dieses Feld wird nur in England benötigt.
   
   

2. Menüpunkt "Pensenberechnung" hinzufügen
   Grundeinstellungen - Nutzerverwaltung - Menü  
   Dieser Punkt kann sowohl dem Super-User-Menü als auch dem Lehrpersonen-Menü hinzugefügt werden. Die Lehrpersonen sehen jeweils nur ihr eigenes Pensum.
   
   

3. Einheitseinstellungen angeben
   Im Tab "Vertragsbasis", unter dem Zahnrad, können die Einheitseinstellungen angepasst werden (1)

 

1) Es können Einheiten definiert werden, hier muss aber mindestens der Wert 1 eingetragen werden. Dieser Wert wird nicht bei der Berechnung des Pensums in Prozente angewendet!

Beispiel Kanton Bern: 18 mal pro Semester á 40 min = 720 Minuten = 1 Einheit

Beispiel Kanton Zürich: 18 mal pro Semester á 60 Min = 1080 Minuten = 1 Einheit

Die Einheiten können verwendet werden um Anzahl Wochenstunden zu berechnen!

2) Wie viele Minuten beträgt 1 "Stunde" als Grundeinheit?

Beispiel Kanton Bern: 1 "Stunde" = 40 Minuten

Beispiel Kanton Zürich: 1 "Stunde" = 60 Minuten

3) Wie viele "Stunden" soll eine Lehrperson wöchentlich arbeiten um auf 100% zu kommen?

 

Die Pensenberechnung besteht aus 3 grundlegende Funktionen: 
1. Vertragsbasis 
2. Abweichungen  
3. Aktuelles Pensum

Jede Funktion hat ihren eigenen Reiter und es wird von rechts nach links gearbeitet.

 

ANWENDUNG ”VERTRAGSBASIS”

1. Vertragsbasis definieren:

Die Vertragsgrundlage für das Semester wird definiert:

• Eine, mehrere oder alle Lehrpersonen auswählen 
• Auf ”Vertragsbasis definieren” klicken
• Hier kann angegeben werden, für welches Semester gerechnet wird und welche Termintypen grundsätzlich mitberechnet werden sollen: 

Einzel- und Gruppenunterricht ist als Standard voreingestellt

Man definiert die Vertragsbasis nur einmal im Semester.

• Nachdem die Vertragsbasis definiert wurde, lassen sich beim Aufklappen die einzelnen Parameter pro Lehrperson anzeigen.

Erklärung der einzelnen Punkte in der OBERSTEN Ebene: 

• Min. Total: Gesamte Minutenzahl im Semester, alle Termine der ausgewählten Termintypen inklusive
• Stunden á XX Min.: Stundenzahl für das ganze Semester, alle Termine der ausgewählten Termintypen inklusive. Richtige Angabe zur Anzahl Minuten pro "Stunde" in den Einheitseinstellungen ist wichtig!!
• Einheiten/Wochenstunden: Anzahl Einheiten bzw. Wochenstunden für das ganze Semester, alle Termine der ausgewählten Termintypen inklusive
• Pensum inkl. AE: Prozentsatz der Beschäftigung inkl. Altersentlastung*. 100 % Beschäftigung wird wie folgt berechnet: Anzahl "Stunden" pro Woche x Anzahl Minuten pro "Stunde" x vorgegebene Anzahl Unterrichtstermine pro Semester
  
  *Altersentlastung wird auf der Stammdatenkarte der Lehrpersonen definiert. Unter dem Reiter Verträge, kann die Altersentlastung angegeben werden. Bitte darauf achten, dass eine Entlastung von 12% mit 1.12 angegeben werden soll.

Aufklappen, um die Berechnungsgrundlage der einzelnen Lehrpersonen zu sehen: 

 

Erklärung der einzelnen Punkte in der ZWEITEN Ebene: 

• Schüler:in/Gruppe:  
  Wer wird unterrichtet? Hier kann auch ein Konzerttitel oder Ähnliches aufkommen (wenn der Termintyp in der Vertragsbasis mitzählt)

Der blaue Hyperlink bei ”Schüler:in/Gruppe” ist eine Verknüpfung zur Terminserie, damit man sofort zur Bearbeitung kommt

• Unterrichtsform: Hier ist der Unterrichtsform/Fach-Kombination zu sehen
• IST - Anzahl Termine im Stundenplan:  
  Zählt wie viele Termine tatsächlich im Stundenplan eingetragen sind.  
  Nur zu INFO, denn berechnet wird mit der im SOLL angegebenen Anzahl. 
   
  Wenn Abweichungen zu der vordefinierten Anzahl Lektionen erfasst wird, wird diese farbliche Markiert:

• BLAU: Es sind mehr Lektionen als vordefiniert* 
• GELB: Es sind weniger Lektionen als vordefiniert* 
  *vordefiniert sind die Anzahl Lektionen pro Semester
• SOLL - Vordefinierte Anzahl Termine:  
  
• Die ”vordefinierte Anzahl” lässt sich aktualisieren, indem man auf den Bleistift klickt und mit den Pfeiltasten nach oben und unten blättert oder die gewünschte Anzahl direkt einträgt. 
  Wenn das vordefinierte SOLL überschritten wird, bleibt es per Default bei der vordefinierten Anzahl und müsste bei tatsächlichen Abweichungen (z.B. 20-mal statt 18) manuell angepasst werden. 
  Wenn die Zahl im IST kleiner ist als das vordefinierte SOLL: die tatsächliche Anzahl laut Stundenplan wird übernommen, kann aber ggf. angepasst werden.
  

• Min./Termin: Minuten pro Termin
• Stunden à XX Min.: /siehe oben
• Einheiten/Wochenstunden: Für diese konkrete Terminserie/siehe oben
• Teilpensum: Wie viel Prozent der Beschäftigung mit dieser Terminserie besetzt wird
• Teilpensum inkl. AE: siehe oben - inkl. Altersentlastung
• Status: Soll dieser Termin/Terminserie mit in der Vertragsbasis berechnet werden oder nicht? (berücksichtigt oder nicht berücksichtigt)

 

Der Status kann geändert werden, indem die Position entweder ein- oder ausgeschlossen wird.

Dafür die betroffenen Schüler:innen anwählen und dann ein- oder ausschliessen.

  

Sonstige Funktionen:

1. Man kann die Semester auswählen

2. Man kann nach Lehrpersonen suchen

3. Man kann die Übersicht in eine Excel-Vorlage exportieren

4. So lange keine Abweichungen ermittelt wurde, lässt sich der Vertragsbasis einer Lehrperson wieder löschen (Mülleimer-Ikone). Nach erste Abweichungen-Ermittlung lässt sich der Vertragsbasis nicht mehr löschen. Deswegen bitte kontrollieren ob z.B. Vertretungspersonen aus Versehen ein Vertragsbasis bekommen haben

5. Unter dem Reiter "erstellt am" siehst du immer wann der aktuellen Vertragsbasis definiert wurde

 

ANWENDUNG ”ABWEICHUNGEN”

Überblick über Termine, die nicht in der Vertragsbasis mitgerechnet werden. Z.B. Schüler:innen die nach dem Erstellen der Vertragsbasis angefangen haben, Nachholtermine etc.

• Semester auswählen
• Lehrpersonen markieren und ”Abweichungen ermitteln” für das gewählten Semester, sowie bestimmte Termintypen. Auch hier sind per Default Einzel- und Gruppenunterricht angegeben

Erklärung der einzelnen Punkte in der ERSTEN Ebene: 

1. Auszahlung/Stunden.

Die Stunden, die extra ausgezahlt werden sollen (Bereits angelegte Auszahlungen)

2. Differenz/Stunden

Hier sieht man wie viele Stunden im Vergleich zum Vertragsbasis mehr oder weniger geleistet wurden.

3. +

Hier kann generell Stunden zur Auszahlung sowie eine Bezeichnung für die Auszahlung hinzugefügt werden. Das Hinzufügen von Auszahlungen geht auch in der 2. Ebene!

4. Details

Hier ist zu sehen, welche Auszahlungen bereits angelegt sind.

 

Erklärung der einzelnen Punkte in der ZWEITEN Ebene: 

1. SOLL

Alles was die Lehrperson laut Vertragsbasis leisten soll. Angabe in Minuten und Stunden

2. IST

Das, was die Lehrperson tatsächlich geleistet hat. Angabe in Minuten und Stunden. Beim Aufklappen sind die konkrete Termine sowie auch den Umrechnungsfaktor zu sehen.

3. Differenz

Unterschied zwischen SOLL und IST. Kann ein - oder ein +-Zahl sein.

4. Typ

Hier ist zu sehen, wie die Abweichung zur Stande gekommen ist - ist es ein neuer Termin oder ist der Termin vom Stundenplan entfernt worden?

5. +

Hier kann der konkrete Posten zur Auszahlung hinzugefügt werden. Es kann beliebig viele Auszahlungen angelegt werden. Neue Schüler:innen können demnach monatliche Zuzahlungen generieren. Angelegte Auszahlungen sind unter "Details" (1. Ebene) aufrufbar

 

Die Abweichungen lassen sich exportieren.

Auch bei den Abweichungen ist unter "erstellt am" zu sehen, wann die Abweichungen zuletzt ermittelt wurden.

 

ANWENDUNG “AKTUELLES PENSUM”

Zeigt ähnliche Parameter wie die Vertragsbasis, ermittelt aber den aktuellen Status. Hier kann ebenfalls entschieden werden, welche Termintypen einbezogen werden sollen (3). 

Hier kann man, wie bei der Vertragsbasis, die Lehrkräfte separat aufklappen und den aktuellen Status einsehen.

 

WICHTIG: Voreinstellungen und die Festlegung von Semestern und Fristen sind für die Mehrheit von euch bereits eingerichtet. Sollte dies nicht der Fall sein, bitte an den Support wenden und wir richten es für euch ein.

 

FAQs – wird hier regelmäßig ergänzt, sofern Fragen auftauchen, die auch für andere Schulen relevant sind. 

Wie sollen wir konkret vorgehen?

Bitte einmal pro Semester Vertragsbasis definieren

In den Abweichungen werden alle die Termine und neue Schüler:innen aufgefangen und können separat ausgezahlt werden.