Anleitung zur Subventionsliste

Die Subventionsliste liegt unter LISTEN – FUNKTIONELLE LISTEN und wird durch Auswahl eines Semesters aufgerufen. Bitte die Einheiteneinstellungen kontrollieren und bei Bedarf anpassen.
Unter "Suchen" kann eine Steuergemeinde schnell gefunden werden.

EINMALIGE EINRICHTUNG:

1. STEUERGEMEINDEN – DROP DOWN-LISTE
   Grundeinstellungen –> Verschiedene Einstellungen –> Steuergemeinde
   Steuergemeinden registrieren:
   Auf „+Erstellen“ klicken, Name einer Gemeinde eintragen, mit Klick auf „Erstellen“ speichern.
   
   
2. STEUERGEMEINDEN ALS SYSTEMNUTZER (STANDORT) ERFASSEN
   (siehe Rechnungsstellung)
   
   
3. SCHÜLER:INNEN MIT GEMEINDEN VERBINDEN
   Grundeinstellungen -> Anmeldeeinstellungen -> Felder
   Bei Musikschulen mit aktivierter Funktion (Subventionsliste) ist in sämtlichen Feldsätzen des Online-Anmeldeformulars jetzt ”Steuergemeinde” als Pflichtfeld hinzugefügt. Das heißt, dass diese Information bei der Anmeldung abgefragt wird, auch wenn man sich nicht für subventionierten Unterricht anmeldet. Damit ist die Angabe schon vorhanden, falls sich eine Person später zu subventioniertem Unterricht anmelden möchte.
   Bereits registrierte Schüler:innen können sich in SpeedAdmin einloggen und ihre Steuergemeinde selbst registrieren. Alternativ gibt die Musikschule auf den Stammdatenkarten der Schüler:innen die Steuergemeinde manuell ein.
   Um die Gemeinden bei allen Schüler:innen auf einmal zu registrieren, bitte folgende bearbeitbare Liste benutzen: Listenbibliothek - Aktive Schüler:innen - Gemeindezugehörigkeit
   
   
4. UNTERRICHTSFÄCHER ALS SUBVENTIONIERT MARKIEREN
   Auf den Stammdatenkarten von Unterrichtsfächern wird in der Spalte ”Subvention” angegeben, inwiefern die jeweilige Form eines Faches subventioniert wird, oder nicht. „Subventioniert – JA“ (Unterrichtsfach -> Unterrichtsform)
   Um alle Unterrichtsfächer auf einmal zu markieren, bitte folgende redigierbare Liste benutzen:
   Listen –> Listenbibliothek –> Unterrichtsfächer – > Unterrichstfach-Subvention.
   (Die Markierung „Talentförderung“ kann ignoriert werden)
   
   
5.  EINHEITSEINSTELLUNGEN (bei Bedarf zu bearbeiten)
   Listen -> Funktionelle Listen -> Subventionsliste –> Einheiteneinstellungen
   Semesterkosten pro Einheit, Kantonsbasis pro Einheit und Minutenanzahl pro Einheit eintragen Beispiel Minutenanzahl pro Einheit: 18 Wochen 40 Min. Unterricht = 720 Minuten

IN JEDEM SCHULJAHR EINZURICHTEN:

1. SEMESTERZEITRÄUME
   Grundeinstellungen –> Schuljahr –> Schuljahr erstellen -> Semester
   In jeweiligem Schuljahr die Semester mit entsprechenden Zeiträumen angeben: (”Frist” überspringen)
   WICHTIG: Automatisch vorgegebene Semester/Trimester bitte löschen, und neue erstellen!
   
   
2. SCHULJAHRESPLAN:
   Grundeinstellungen -> Schuljahr -> Ferien- & Schuljahresplan
   Links unter „Schuljahrespläne“: Schuljahresplan auswählen
   Unterrichtsfreie Tage im ganzen Schuljahr mit Grün markieren.
   Mit Blau bitte zunächst NUR im ersten Semester alle Unterrichtstage markieren.
   
   Kontrolle:
   Stimmt die Anzahl der möglichen Unterrichtswochen pro Wochentag?
   Links unten die „Aufzählung“ aufrufen und „Unterrichtstage" aufklappen:
   Bitte anpassen, damit in den Stundenplänen bei jedem Wochentag die richtige Anzahl von Unterrichtswochen erscheint. So können Terminserien problemlos geplant werden.
   Bitte nach Eintragen der Unterrichtstage des ersten Semesters die Aufzählung kontrollieren, bevor weiteres für das zweite Semester eingetragen wird.
   
   Danach die Unterrichtstage im zweiten Semester  markieren und „verdoppeln“ – 18-mal pro Semester: Zum Schluss steht dann bei jedem Wochentag 36 😊
   
   
3. UNTERRICHT EINPLANEN (Wichtig!)
   Sämtliche Unterrichtsstunden müssen als Termine bzw. Terminserien in den Stundenplänen der Lehrpersonen eingetragen sein, um in der Subventionsliste mitgerechnet zu werden. Wenn ein genauer Termin nicht bekannt ist, bitte einfach z.B. früh morgens um 8 oder an einem Sonntag eine Terminserie anlegen und später korrigieren.

RECHNUNGSSTELLUNG

GENERELLE EINSTELLUNGEN/EINTRÄGE:
Bis auf weiteres müssen alle Beträge den Gemeinden manuell in Rechnung gestellt werden.
Um die Rechnungsstellung in SpeedAdmin machen zu können, müssen alle Gemeinden als „Standort“ erfasst sein. („Standort“ umfasst vieles; Kooperations-Schulen, weitere Kooperations-Institutionen usw.)

1. Standort-Typ ”Steuergemeinde” erstellen
   Grundeinstellungen –> Verschiedenes –> Standort-Typ
   
   
2. Gemeinde als Standort erfassen.
   Schnellzugriff -> Standort –> Neuer Standort
   
   HINWEIS:
   Bei Bedarf kann die Benennung des Menüpunktes in z.B. Standorte/Gemeinden geändert werden.
   Grundeinstellungen –> Nutzerverwaltung -> Menü –> Menüpunkte unter Super-User -> Bezeichnung bearbeiten
   
   Die rechte Seite der Stammdatenkarten von Gemeinden kann ignoriert werden, sie ist nicht relevant. Kein Häkchen bei “Sichtbar bei Anmeldung” setzten!
   Um die sichtbare Anzahl von Einträgen unter Standorten zu minimieren, können die Stammkarten von Gemeinden als „nicht aktiv” markiert werden, da sie ja nur bei der Rechnungsstellung relevant sind.
   
   
3. Bei Bedarf können Kontaktpersonen der Gemeinden als Nutzer erfasst und den Standorten, unter „Kontaktpersonen” auf der Stammdatenkarte der Gemeinde, hinzugefügt werden.
   
   
4. Eventuell eine separate Kostenstelle erstellen (Gemeinde)
   
   
5. Eventuell ein separates Konto „Subvention” erstellen
   
   
6. Tarif erstellen (z.B.) „Subvention“– Betrag und Preis pro Stunde auf 0, Vollpreisdatum/Enddatum: nicht wichtig. Zahlungsperioden eingeben

RECHNUNGSLAUF:

Rechnungen an die Gemeinden müssen einzeln (bei jeder Gemeinde) generiert werden.

1. Auf der Stammdatenkarte einer Gemeinde den Reiter ”Tarifforderungen” aufrufen
2. Auf grüne Schaltfläche „Manuelle Rechnung erstellen” klicken
3. Tarif auswählen, Forderungstext und Betrag eingeben und auf „Einfügen” klicken
4. Wenn bei allen Gemeinden ein manueller Eintrag vorhanden ist, unter Menüpunkt Finanzen –> Rechnungslauf eine Kostenstelle und Zahlungsperiode wählen
5. Alle in Rechnung zu stellenden Gemeinden liegen jetzt unter ”In Rechnung zu stellen” und können gegebenenfalls überprüft werden.
6. Auf „+Rechnungen erstellen“ klicken und ”Für Schulen/Einrichtungen” wählen.
7. … der weitere Verlauf ist hoffentlich schon bekannt, ansonsten bitte Support kontaktieren!

ÜBERSICHTEN und EXPORTMÖGLICHKEITEN:

Listen -> Funktionelle Listen –> Subventionsliste
Eine Übersicht über alle Gemeinden, entsprechende Einheiten, Beträge, die in Rechnung gestellt werden (Niveau 1 auf der Liste, ohne Aufklappen), kann oben rechts in Excel exportiert werden.

Für individuelle Übersichten jeder einzelnen Gemeinde sowie Details, bitte Gemeinde aufklappen und die dazugehörende Schaltfläche ”Exportieren” benutzen (ebenfalls Excel-Export)