Det är möjligt att registrera försäljning av tjänster, eller tilldela en användare (t ex en förening, barnets skola eller annan institution) som betalare för ett eller flera ämnen som en elev går til. Detta registreras på följande sätt:
- Registrering av annan betalare
- Extern betalare för en elevs ämne (t ex en förening)
- Försäljning av tjänst - aktivitet (t ex tjänster som lärare utför för annan verksamhet i kommunen eller en förening.)
1. Registrering av annan betalare/användare
Föreningar, förskolor, skolor, institutioner med mera kan läggas in i systemet med organisationsnr, så de kan faktureras genom den kommunala faktureringen (till exempel Visma Enterprise/Agresso).
Dessa "användare" skapas under Sök (eller Sök resurs) - Användare - Ny användare eller eventuellt under Sök (eller Sök resurs) - Skola om man till exempel vill registrera en skola:
Ange organisationsnummer som kundnummer, om användaren (institutionen) ska kunna stå som betalare via kommunens faktureringssystem.
Tilldela användartypen ”Extern användare” och menyn kan vara ”Kår” (eller "Extern användare", eller något annat som finns i just er skola). Dessa användare kan sedan få inloggningsuppgifter till Speedadmin och då få tillgång att se betalningar och elever som de eventuellt betalar för.
Under fliken Betalning är det nu möjligt att tilldela en betalning manuellt.
Annars kan betalningen även tilldelas via eleven eller en aktivitet (se nere).
2. Extern betalare för elevers ämne eller ämnen
Om t ex en förening eller organisation ska betala för en elevs enskilda undervisning så kan detta registreras på elevens grundkort på själva ämnet. Klicka på redigera till höger för information om ämnet och völj sedan betalare till vänster i rutan:
På detta viset tilldelas användaren betalningen för enbart detta ämne. Vårdnadshavare kan fortfarande vara betalare för övriga ämnen, låneinstrument eller annat.
När en användare betalar för en elev så kan användaren se detta när den loggar in. Det är också användaren som måste återanmäla eleven från sin inloggning, om funktionen "Återanmälan" används:
3. Försäljning av tjänst - aktivitet (lärare)
Försäljning av tjänster behöver inte skapas som ämnen, om inga elever ska registreras. Man kan skapa en Aktivitet (på lärarens översikt/flik "timmar"), om händelsen endast ska registreras som tidsresurs som inte ska räknas med i den "vanliga" undervisningen.
Först måste relevanta aktivitetstyper skapas under Grunddata - Aktivitet. Här anges också händelsens längd och hur ofta den ska äga rum.
Inne på lärarens överikst "Timmar" under fliken ”Aktivitet” kan härefter en titel samt antal minuter och gånger läggas in.
Med olika titlar kan man lägga till flera aktiviteter med samma typ (t.ex. olika föreningar) och det rekommenderas att man delar upp i vår och höstaktivitet pga. faktureringen.
Antal minuter och antal gånger anges som man önskar att dessa ska sättas in i lärarens schema (ska läggas in i lärarens schema senare). Genom att ange ett värde i fältet ”reduktion” kan man få antal minuter och antal gånger att räknas som en större resurs än vad som anges i schemat, till exempel om förberedelstid för en konsert ska räknas med, eller liknande. (OBS! Kolla med SpeedAdmin support angående denna funktion! Den är utvecklat för Norge och Danmark).
När Aktiviteten har lagts in kan man tilldela en betalare:
Här tilldela man betalare (förening eller liknande som måste finnas registrerat som användare. Se längre upp). Sedan väljer man taxa och ett pris, som kan vara olika för varje aktivitet (oavsett vad grundpriset för taxan/avgiften är).
Kom ihåg!
- Taxa och tariff för aktiviteter måste finnas, beloppet i själva taxan kan vara 0 och ändras efter behov
- Priset kan vara olika för varje aktivitet
Som beskrivit ovan måste taxa + tariff vara definierade för aktiviteter/försäljning av tjänst. Priset kan sedan anpassas/ändras för varje aktivitet, därför kan det som utgångspunkt stå 0 kr.