Diese Anleitung erklärt dir, wie du ein neues Schuljahr erstellst und einrichtest.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Schüler:innen ins nächste Schuljahr zu übertragen. Entweder können die Schüler:innen eine eigene Wiederanmeldung/Ummeldung/Mutation vornehmen, oder SpeedAdmin kann alle Schüler:innen auf einmal ins nächste Schuljahr übertragen. Diese Prozesse werden am Ende dieser Anleitung beschrieben.
1. Neues Schuljahr erstellen
Grundeinstellungen – Schuljahr – Schuljahr erstellen
Hier wird das Schuljahr eintragen. Die Farben für die verschiedenen Jahre können angepasst werden.
Schweizer Musikschulen können hier dann die Semester definieren:
Beim erstellen eines neuen Schuljahres werden automatisch Semester erstellt (Anzahl Lektionen pro Semester sind 0 - daran könnt ihr diese erkennen), die nicht angepasst werden können. Diese löscht ihr einfach und tragt die Semester neu ein.
Das Enddatum des 1. Semesters und das Anfangsdatum des 2. Semesters müssen Tag auf Tag sein.
2. Neuen Schuljahresplan erstellen
Grundeinstellungen – Schuljahr – Ferien- und Schuljahresplan
Der Schuljahresplan dient als Grundlage für das System, um bei der Unterrichtsplanung zu unterstützend, und automatisch eine Terminserie auszufüllen.
Wichtig: Achtet darauf, dass du dich jetzt im neu erstellten Schuljahr befindest (aus Schritt 1).
Die blauen Markierungen werden vom System als Grundlage genommen und dienen als Funktion, um Terminserien zu hinterlegen. Das System verwendet nur blau markierte Daten.
Die grünen Markierungen sind im Grunde unterrichtsfreie Tage, wo keine Termine automatisch eingetragen werden. Dennoch sind es Tage, an denen Unterricht stattfinden kann. Das wird dann manuell im Nachhinein eingetragen.
Das Warndreieck taucht auf, wenn das Schuljahr noch keine Unterrichtstage (Blau) definiert hat.
Ferien- und Schuljahresplan:
Urlaubstage/Ferientage der Lehrkräfte:
Tage an denen kein Unterricht stattfindet und die ganze Musikschule geschlossen ist für zum Beispiel einen Betriebsausflug oder Ähnliches.
Die hier eingetragene Bezeichnung der freien Tage wird in den Stundenplänen sichtbar. Beim Stundenplanlegen sind diese Tage dann blockiert. (Termine können jedoch manuell auf diese Tage verlegt werden.)
OBS.: Ferien können nicht über Feiertage gelegt werden, Ferien müssen bis zu einem Feiertag gelegt werden und fortgesetzt werden am darauffolgenden Tag.
Gemeinsamer Ausgleichsurlaub: Nur für Skandinavien.
Feiertage: Werden automatisch nach Bundesland/Kanton definiert, und können nicht geändert werden.
Schulferien: Hier können die Schulferien eingetragen werden. Dies hat keinen Einfluss auf den Unterricht. Wird auf der Schüler:innen-Startseite angezeigt.
Wenn in den Schulferien in der Regel kein Unterricht stattfindet, können diese Grün markiert werden, dann bleibt die Möglichkeit offen.
(Schuljahr verwalten – Anmeldeeinstellungen – Links)
3. Schuljahresdaten übertragen - Lehrkraftdaten kopieren
Grundeinstellungen – Schuljahr – Schuljahresdaten übertragen
Bitte sicherstellen, dass du dich im aktuellen Schuljahr befindest!
Hier kann für jede Lehrkraft ausgewählt werden, inwiefern zugeteilte Räume, Zusatztätigkeiten sowie Beschäftigungsverhältnis ins nächste Schuljahr übertragen werden sollen.
Falls Lehrkräfte aufhören, bitte Beschäftigungsverhältnis beenden, damit die Daten, die übertragen werden, aktuell sind.
4. Schuljahresdaten übertragen - Gruppen kopieren
Grundeinstellungen – Schuljahr – Schuljahresdaten übertragen
Einfach einen Haken setzten, bei den Gruppen, die ins nächste Schuljahr übertragen werden sollen. Es gibt die Möglichkeit die Termine zu kopieren, was die Termine der Gruppe direkt in den Stundenplan der Lehrer einträgt.
Es werden nur die Gruppen und die Lehrkräfte kopiert.
Schüler:innen müssen sich erneut anmelden, bzw. muss die Musikschule die automatische Übertragung beim Support "bestellen" - siehe unten.
FINANZEN (Im neuen Schuljahr bearbeiten)
5. Zahlungszeiträume einrichten
Grundeinstellungen – Gebührenverwaltung/Tarifverwaltung – Zahlungszeiträume/Zahlungsperioden
Es müssen neue Zahlungszeiträume erstellt werden. Falls sich zum vorigen Jahr nichts ändert, können hier die vom vorigen Schuljahr übertragen werden. Das Fälligkeitsdatum ist der Start des Zahlung Zeitraumes.
6. Gebühren/Tarife aktualisieren (im neuen Schuljahr bearbeiten)
Grundeinstellungen – Gebührenverwaltung/Tarifverwaltung – Gebühr/Tarif
Die Zahlungszeiträume/Zahlungsperioden müssen für jede Gebühr/Tarif neu angelegt werden.
Es können die vom vorigen Jahr kopiert werden. Es kann sein, dass die Daten sowie der Fälligkeitstext neu eingetragen werden müssen. Alternativ kann ein/e Gebühr/Tarif angepasst werden und bei den anderen wird dann „Fälligkeit und Preise von anderer Gebühr übertragen/Tarif kopieren“ ausgewählt.
WICHTIG: Neue Gebühren/Tarife können hinzugefügt werden, diese Gebühren/Tarife pro Schuljahr oder Unterrichtsstunde dürfen erst aktualisiert werden, wenn die Erstattungsfunktion des vorherigen Schuljahres ausgeführt wurde.
7. Instrumentvermietung
Vermietete Instrumente werden automatisch ins nächste Schuljahr übertragen, außer sie wurden als zurückgegeben markiert. Sobald alle Gebühren/Tarife aktualisiert worden sind, müssen alle Forderungen ebenfalls aktualisiert werden.
Das kann in großer Menge getan werden:
Grundeinstellungen - Gebührenverwaltung - Zahlungsfunktionen - Gebührenforderungen aktualisieren.
8. Übertragung der Schüler:innen ins nächste Schuljahr
Um die Schüler:innen ins nächste Schuljahr zu übertragen gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:
1. Automatische Übertragung der Schüler:innen (SpeedAdmin übernimmt diesen Teil)
Es gibt verschiedene Dinge, die ausgewählt/abgewählt werden können.
- Unterrichtsformen
- Abteilung und Kategorie
- Klassenstufen
- Termine – Die Schüler:innen werden direkt in den Stundenplan ihres Lehrer übertragen
- Gruppennummern – Kleingruppen (oder Minigruppen) bleiben gleich
Schreibt eine E-Mail an den support@speedadmin.com oder ein Ticket mit euren Wünschen und wir setzten uns mit euch in Verbindung, wenn die Übertragung stattgefunden hat.
WICHTIG: Um ein späteres Aufräumen zu vermeiden, und keine unnötigen Daten mit ins neue Schuljahr zu nehmen, wird empfohlen, Ab- und Ummeldungen / Mutationen vorher zu erfassen.
2. "Wiederanmeldung" / Mutationen (Alle Schüler:innen müssen sich aktiv fürs nächste Schuljahr anmelden)
Da Erziehungsberchtigte bei dieser Variante aktiv Stellung nehmen und sich in SpeedAdmin einloggen müssen, bietet diese Variante eine sehr gute Möglichkeit Persondaten zu aktualisieren.
Die Funktion "Wiederanmeldung" (Bestätigung der weiteren Teilnahme am Unterricht oder Wunsch auf andere Unterrichtsform/Mutation) erfordert einige Einstellungen i SpeedAdmin. Siehe weiter unten.
9. Online-Anmeldung und Ansicht der Schüler:innen
WICHTIG: Achtet darauf, dass alle Texte und Vorlagen angepasst sind, falls Änderungen in den Gebühren/Tarifen gemacht wurden.
Bitte angeben, in welchem Schuljahr, die Schüler:innen/Eltern sich einloggen können und welches Jahr als Ausgangspunkt für Berechnung der Klassenstufe gelten soll.
Grundeinstellungen - Anmeldung und Kündigung - Anmeldeeinstellungen:
Einstellungen für die "Wiederanmeldung" / Mutationen (Alle Schüler:innen müssen sich aktiv fürs nächste Schuljahr anmelden)
Im aktuellen Schuljahr muss unter Anmeldeeinstellungen – Unterrichtsfächer in der Anmeldung im Reiter Wiederanmeldung/Mutation ausgewählt werden, welche der Fächer Wiederanmeldungen/Mutationen erlauben.
Bei Ensembles/Gruppen gibt es die Möglichkeit diese als andere Gruppe ins nächste Schuljahr zu wechseln.
Es müssen außerdem in den Anmeldeeinstellungen – Generelle Einstellungen bei Registrierte Schüler:innen unter Wiederanmeldung die verschiedenen Optionen an - oder abgewählt werden.
Wenn alles bereit ist, muss die Wiederanmeldung in den Anmeldeeinstellungen aktiviert werden.
Dies fügt automatisch das Wiederanmelden Feld in den Menüs der Schüler:innen ein.
Im neuen Schuljahr gibt es eine Wiederanmeldungsübersicht.
Hier werden alle Schüler:innen angezeigt/registriert die sich bereits wiederangemeldet haben und diejenigen, die es noch nicht getan haben.
Schreib eine E-Mail an alle Schüler:innen die sich noch nicht wiederangemeldet haben mit einer Erinnerung.
Aus Sicht der Schüler:innen:
Das Wiederanmeldungsfeld erscheint in deren Menü.
Dies ist die Ansicht eines Erziehungsberechtigten, da nur diese die Wiederanmeldung für minderjährige Kinder vornehmen können. Sobald dieser Knopf gedrückt wurde, werden sie weitergeleitet zur Wiederanmeldung.
Hier werden alle aktiven Unterrichtsfächer des Schülers/ der Schülerin angezeigt.
Beispiel, wenn das gewählte Fach nicht für die Wiederanmeldung freigeschaltet ist.
Hier kann für jedes Fach und jede Gruppe entschieden werden, ob das Fach/ die Gruppe fortgesetzt werden soll oder nicht.
Bei den Unterrichtsfächern die „Bleiben“, bekommt man danach die Möglichkeit noch Änderungswünsche zu Uhrzeiten, Unterrichtslänge oder Ähnlichem zu äußern.
Danach wird man weitergeleitet zur Anmeldung.
Die DSVGO/Schulordnung muss neu akzeptiert werden und die Angaben, die in SpeedAdmin bereits hinterlegt sind, müssen bestätigt werden.
Zurück in der Wiederanmeldeübersicht werden jetzt zwei weitere Listen angezeigt.
„Schüler:innen die ihr Fach fortsetzen wollen“ und „Schüler:innen die ihr Fach nicht fortsetzen wollen“.
Die Schüler:innen die ihr Fach fortsetzen, werden automatisch wieder derselben Lehrkraft zugeteilt.
Bei Gruppen und Ensembles müssen die Schüler:innen neu hinzugefügt werden.
Es gibt auch Listen, die die Wiederanmeldung übersichtlicher machen. Listen – Wiederanmeldung liefert eine Anzahl von Listen, die helfen, den Überblick zu behalten.
Hier kannst du die E-Mail Vorlage bearbeiten, die an Schüler:innen bei ihrer Wiederanmeldung verschickt werden, wenn der Schalter auf „Ja“ steht.